Processus Agent(e)s BDC

Processus Agent(e)s BDC

Création d’une opportunité (BDC) :

**S'assurer de mettre son nom dans "Gestionnaire de l'opportunité"

  1. S’assurer d’être dans le module ‘’Opportunités’’

  2. Cliquer sur ‘’Créer un(e) opportunité’’

  3. Remplir les champs (ceux avec une ligne rouge sont obligatoires)

  1. Statut : En traitement

  2. Nom du fiche client : Associer la fiche client en recherchant le numéro et/ou le courriel du client dans le carnet.

i. Si aucune fiche client n’est existante, cliquer sur ‘’+ Créer Fiche
  Client’’


ii. Remplir les champs

iii. Cliquer sur ‘’Enregistrer et associer’’

  1. Type : Lead Internet, Phone-Up, Clavardage ou SMS.

  2. Nom de l’opportunité : Nom du client

  3. Le reste des champs doivent être remplis selon l’information que vous avez

4. Cliquer sur ‘’Enregistrer’’

Comment bien remplir l'opportunité AVANT de créer la réunion

Voici tous les champs à bien remplir (par section) AVANT de créer votre réunion

Informations - Opportunités

  1. Nom de Fiche Client : S'assurer que c'est le même que le nom de l'OPP
  2. Nom de l'Opportunité : Inscrire le prénom ET nom du client (enlever les Unknown/Undefined)
  3. Téléphone : S'assurer que c'est un cellulaire pour envoyer la confirmation
  4. Courriel
  5. Succursale : Mettre la succursale où le RDV aura lieu
  6. Langue
  7. Gestionnaire de l'opportunité
  8. Spécialiste expérience client : À attribuer avec le tour de gun RDV
  9. DV : Directeur des ventes en poste lors du rendez-vous
  10. Expirée : S'assurer que la case n'est pas cochée. Si elle l'est, on doit créer une nouvelle OPP.

Véhicule recherché par le client

  1. Marque
  2. Modèle
  3. Année
  4. No Stock : s'il vient voir un véhicule en particulier
  5. Notes véhicule recherché : détailler les critères de recherche du client s'il ne cherche pas un véhicule en particulier

Véhicule de reprise

*À remplir seulement si le client à un véhicule d'échange*
  1. Marque reprise
  2. Modèle reprise
  3. Année reprise
  4. Odomètre reprise

Suivi à faire

  1. Date du suivi à faire : le lendemain de la date du rendez-vous *Ne pas oublier de changer cette date si le client déplace le RDV*

Remarques

  1. Notes par rapport au rendez-vous avec les informations suivantes :
    1. RDV en concession ou virtuel
    2. Succursale
    3. Date et heure
    4. Véhicule d'intérêt
    5. Échange : oui ou non
    6. Paiement : financement ou cash
    7. Si financement : crédit ok?
    8. Dépôt : oui ou non
    9. Client demeure à :
    10. Toute autre information pertinente pour le SPEX

**Si dépôt**

Ne pas oublier de mettre le reçu en pièce jointe

Création d’une réunion

  1. Dans l’opportunité du client, cliquer sur Activité en cours 

  1. Sélectionner “+ Réunion”

  1. Remplir les champs obligatoires

  • Objet/Nouvelle réunion : selon situation RDV inventaire : PRÉNOM / INVENTAIRE RDV sur stock : PRÉNOM / STOCK Dépôt : DÉPÔT / PRÉNOM / STOCK Virtuel : VIRTUEL / PRÉNOM / STOCK Transfert : TRANSFERT / PRÉNOM / STOCK

  • Emplacement: vide

  • Date et heure

  • Relances leads : ne pas toucher

  • Priorité : Platine : si dépôt Or : Si RDV sur stock Argent : Si RDV sur plusieurs stock ou inventaire

  • Catégorie de réunion : Rendez-vous

  • Type de rendez-vous Si virtuel : inscrire si le client a un iPhone ou un Android

  • Succursale

  • Langue

  • Dépôt (Stripe, Carte de crédit BDC ou Virement bancaire)

  • DocuSign (Envoyé, Signé)

  • Transfert (Oui, Non)

  • Statut: Rendez-vous planifié 

  • Description: Commentaire supplémentaire au besoin 

  1. Ajouter les participants : a) Cliquer sur ''ajouter plus de détails" en bas à gauche b) Cliquer sur ''+ Ajouter" vis-à-vis "Participants" c) Rechercher "RDV" vis-à-vis "Fiches Clients" et sélectionner la bonne succursale (là ou aura lieu le rendez-vous) d) Cliquer sur "Fiche Clients" pour afficher le menu déroulant, puis sélectionner "Utilisateurs" e) Recherche le nom du SPEX qui est attitré au rendez-vous f) **Si virtuel seulement** : Cliquer sur "Utilisateurs" pour afficher le menu déroulant, puis sélectionner "Groupes" g) **Si virtuel seulement** : Rechercher "DV" vis-à-vis "Groupes" et sélectionner la bonne succursale (là ou aura lieu le rendez-vous)

  2. Une fois le rendez-vous enregistré, un courriel de confirmation sera envoyé automatiquement au DV et au représentant associés au dossier avec toutes les informations nécessaires pour le rendez-vous.

Définition des étapes de l'Opportunité

  • En traitement: Nouvelle opportunité non contactée

  • Réponse envoyée: Courriel ou texto envoyé mais pas de réponse du client

  • Contacté: Contact au téléphone, par texto ou par courriel avec le client

  • Perdu BDC: Le client n’a pas été ‘’closé’’ par le BDC (relance automatique)

  • Invalide BDC: Corbeille, comme si le client n'avait jamais existé

  • Rendez-vous cédulé: Le client a un RDV de planifié

  • Rendez-vous présent/Walk-in: Le client est allé en succursale

  • Perdu salle de montre: Perdu une fois que le client à été en succursale

  • Pris en charge: Vendu (date de vente générée)

  • Perdu F&I: Vente faite mais perdu par le/la F&I

  • Vendu non livré: Vendu, en préparation

  • Livré: Livré (date de livraison générée)

  • En suivi long-terme: Pas de vente mais un intérêt du client pour achat futur, suivi de plus de 4 semaines **Opportunité expirée: Date de plus de 8 semaines, pour les statuts : En traitement, réponse envoyée, contacté.**

Créer un appel 

  1. S’assurer d’être dans l’opportunité du client, et non dans sa fiche client

  2. Dans ‘’liste associée’’, cliquer sur le + dans activités en cours

  3. Choisir l’activité désirée (+Appel)

  4. Choisir ‘’programmer un appel’’

  5. Remplir la fenêtre qui s’ouvrira avec les bonnes informations

  6. Cliquer sur planifier.

Remarques

  • Il est extrêmement important d’ajouter vos notes dans la section ‘’Remarques’’ de votre opportunité :

  • Ne pas les ajouter dans la boîte qui apparaît suite à un appel :



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